Kropman Services heeft zich toegelegd op onderhoud en beheer van technische gebouwgebonden installaties. In het streven naar optimalisering van de bedrijfsvoering bleek dat er in vereenvoudiging en versnelling van het administratieve proces nog behoorlijk wat winst te halen viel. Een vereenvoudiging die vooral moet komen van een verbetering van de informatievoorziening. De zwakke plek zat met name in de verwerking van serviceorder-informatie. Emile Tap: ‘Je wilt je monteurs natuurlijk met gerichte en correcte informatie op pad sturen. Voorheen was dat nogal vaag, ze kregen te horen wat er ongevéér aan de hand was. Via 4PS Mobile krijgen ze nu de juiste actuele informatie op hun PDA. Precies zoals die ingevoerd is in Microsoft Dynamics NAV / 4PS Construct, ons integrale ERP-systeem. En op locatie kunnen ze onder andere met behulp van voorgedefinieerde velden bijhouden wat ze gedaan hebben, welke materialen ze hebben verbruikt, de dagstaat opmaken, eventueel aanvullend werk noteren en overige interne teksten meesturen die nodig zijn om de backoffice up to date te houden. En die informatie wordt weer automatisch weggeschreven in het ERP-pakket 4PS Construct.’ Inmiddels werkt driekwart van de monteurs van Kropman Services dagelijks met 4PS Mobile.

De beslissing om op zoek te gaan naar een mobiele applicatie was al in 2007 genomen, kort voordat Emile Tap in augustus van dat jaar bij Kropman in dienst kwam. ‘Drie leveranciers waren gevraagd om een presentatie te geven en een businesscase te maken’, zegt hij. ‘Uiteindelijk kreeg één van hen opdracht om een functioneel ontwerp te maken.’ Dat functioneel ontwerp moest dienen als een onafhankelijke bron, op basis waarvan Kropman Services zou kunnen bepalen welke functionaliteiten een dergelijke mobiele applicatie zou moeten hebben met het oog op de specifieke processen van het bedrijf. In december 2007 was het functioneel ontwerp gereed. Een lijvig document waarin precies stond omschreven wat de wensen en eisen van Kropman waren, welke functionaliteiten voor het bedrijf relevant waren en hoe die naar de techniek van een mobiele applicatie vertaald moesten worden. ‘Dat functioneel ontwerp was een echte eyeopener voor ons’, zegt Emile Tap. ‘We kregen niet alleen meer inzicht in de hele materie, het bleek ook dat er nogal wat “afhankelijkheden” waren.’ Wat bedoelt hij daarmee? Paul Kok legt uit: ‘Voor ons was de kans reëel dat het tussen de leverancier van de nieuwe mobiele applicatie en die van onze ERP-applicatie niet zou boteren. En wij hadden geen zin om in zo’n situatie terecht te komen.’

Bron: ERP