IBS, specialist in bedrijfssoftware voor middelgrote bedrijven, en Docspro, expert op het gebied van digitale archivering, bevestigen hun samenwerking met diverse successen die zij in 2010 behaald hebben met een gezamenlijke accounts payable-oplossing. Door de financiële IBS Online Approval-oplossing in te zetten in combinatie met de geavanceerde document-managementoplossing van Docspro, kunnen gebruikers volledig geautomatiseerd hun facturenstroom verwerken en beheren.

De accounts payable-totaaloplossing van IBS en Docspro is een fixed-price, out-of-the-box oplossing voor het stroomlijnen, beheren en elektronisch accorderen van inkomende facturen. “Onze klanten krijgen door de financiële IBS-oplossing Online Approval beter inzicht in hun accorderingsroutes en meer grip op de betaling aan hun leveranciers”, zegt Bas Broekarts, directeur van IBS. “Docspro verzorgt binnen de totaaloplossing het scannen en herkennen van documenten en met behulp van IBS Online Approval kunnen gebruikers, ongeacht locatie en tijd, facturen accorderen vanuit hun dagelijkse (office)werkomgeving. Ook kunnen zij gescande facturen eenvoudig opvragen. Dit alles geheel geïntegreerd binnen de financiële software van IBS.”

Online Approval is uitermate geschikt voor budgethouders en managers die niet vertrouwd zijn met financiële applicaties. Vanuit een webomgeving kunnen zij decentraal de inkomende facturen fiatteren en coderen. “Het handmatig boeken van facturen in ERP- of financiële systemen, de controle van facturen op juistheid, het doorzetten van facturen ter goedkeuring naar de budgethouder en het opbergen van facturen in het archief zijn stuk voor stuk handelingen die veel tijd en aandacht vragen van mensen op de crediteurenadministratie”, zegt Leo Schippers, directeur van Docspro. “Onze oplossing zorgt ervoor dat inkomende facturen bij binnenkomst direct worden gescand, automatisch worden herkend en vervolgens digitaal worden verwerkt. De crediteurenadministratie wordt hierdoor transparanter en veel beter beheersbaar. De totale besparing op de handmatige handelingen in het accounts payable-proces kan hiermee oplopen tot wel zestig procent.”

Initial Hokatex

IBS en Docspro hebben het afgelopen jaar diverse gezamenlijke accounts payable-trajecten gedaan. Een succesvolle samenwerking die alleen al in 2009 heeft gezorgd voor vijftien nieuwe trajecten, waarmee de oplossing tot standaard is verheven. Onlangs tekende Initial Hokatex, leverancier van facilitaire diensten, een Online Approval-deal met IBS en complementeerde deze met de automatische factuurverwerking van Docspro.

Initial Hokatex levert verschillende producten voor sanitaire hygiëne, maar ook bedrijfskleding, schoonloopmatten, linnengoed en disposables. “Voor onze financiële afdeling betekent dit dat we standaardprocessen zoveel mogelijk willen automatiseren”, zegt Ard van ‘t Veld, Finance Manager bij Initial Hokatex. “We waren onnodig veel tijd kwijt met het inboeken en accorderen van facturen. Deze processen wilden we met een softwarepakket stroomlijnen. Bovendien was gebruiksvriendelijkheid een absolute vereiste en diende de oplossing te integreren met onze financiële IBS-omgeving. Met de accounts payable-oplossing van IBS en Docspro hebben we deze processen nu geautomatiseerd. Dat scheelt ons niet alleen tijd, maar het is ook veel praktischer. We hebben geen papieren archief meer nodig. Daardoor zijn facturen eenvoudiger te vinden, te controleren en door te sturen.”

Bron: DMS